שבועיים לפני
- קובעים תאריך ושעה שמתאימים לשנת הצהריים של הילד.
- שולחים הזמנות ומבקשים אישור הגעה, כדי לדעת כמה ילדים יגיעו.
- שומרים תאריך לג'ימבורי בוואטסאפ. בחגים ובסופי שבוע התאריכים נתפסים מהר.
שבוע לפני
- בוחרים איפה יהיה אזור המשחק (כ-3×3 מטר) ואיפה יהיה אזור הישיבה של ההורים.
- מזמינים עוגה ומחליטים על כיבוד. לפעוטות עדיף אוכל פשוט, בלי אגוזים ובלי חתיכות קשות.
- מתאמים שעת איסוף של הג'ימבורי מקריית עקרון ובודקים שיש רכב מתאים.
יום לפני או בבוקר
- אוספים את הסט מהזית 14, קריית עקרון.
- מזיזים רהיטים, פורסים מזרנים ומסדרים את המתקנים.
- מכסים שקעים ומרחיקים חפצים שבירים מאזור המשחק.
ביום האירוע
- מגדירים מבוגר אחד שמשגיח על אזור המשחק בכל רגע נתון.
- מבקשים מהילדים להוריד נעליים לפני שנכנסים לג'ימבורי.
- מצלמים ליד הקשת או בבריכת הכדורים.
אחרי
- מקפלים ואורזים את המתקנים בשקים שקיבלתם.
- מחזירים לקריית עקרון בשעה שתיאמנו. לא צריך לנקות.